Ho visto decine di responsabili di commessa e direttori dell'esecuzione convinti di aver chiuso la pratica correttamente solo per trovarsi, sei mesi dopo, con un contenzioso aperto o un pagamento bloccato dalla ragioneria. Immagina questa scena: hai gestito un appalto di servizi di pulizia o manutenzione software per un anno, tutto è andato bene, il fornitore ha lavorato e tu vuoi liquidare l'ultima fattura. Prendi un vecchio file Word, cambi le date e firmi. Peccato che, con l'entrata in vigore del nuovo codice, quel vecchio schema non valga più nulla. Il Modello Certificato Regolare Esecuzione Servizi 36 2023 richiede una precisione che non ammette il copia-incolla dai vecchi regolamenti. Se sbagli la forma o ometti i riferimenti corretti alle verifiche di conformità previste dal D.Lgs 36/2023, la Corte dei Conti non ci metterà molto a bussare alla tua porta per danno erariale o per pagamenti eseguiti senza le dovute garanzie.
Confondere la verifica di conformità con il Modello Certificato Regolare Esecuzione Servizi 36 2023
Uno degli sbagli più frequenti che ho osservato negli uffici tecnici riguarda la sovrapposizione concettuale tra l'attività di controllo e l'atto formale che la conclude. Molti pensano che basti una mail in cui si dice che il servizio è ok per autorizzare il pagamento. Non funziona così. La verifica di conformità è il processo istruttorio, mentre il documento finale è l'attestazione giuridica che quel processo si è concluso positivamente.
Il problema nasce quando si ignora che sotto la soglia dei 140.000 euro, o comunque per importi non elevati stabiliti dalla stazione appaltante, il certificato di regolare esecuzione sostituisce il certificato di verifica di conformità. Se emetti entrambi, stai perdendo tempo. Se non ne emetti nessuno o ne usi uno generico, stai esponendo l'ente a rischi legali enormi. Ho visto contratti di assistenza tecnica informatica saltare perché il direttore dell'esecuzione aveva prodotto un verbale di tre righe invece di seguire i dettami del nuovo codice. Il risultato? Il fornitore ha fatto causa per interessi moratori poiché il pagamento era rimasto incagliato in un ufficio finanziario che, giustamente, pretendeva la documentazione corretta.
La differenza tra osservazione e attestazione
Non puoi limitarti a scrivere che il servizio è stato prestato. Devi attestare che le prestazioni sono state eseguite esattamente come previsto dal capitolato speciale d'appalto. Se il contratto prevedeva dieci passaggi di sanificazione e ne sono stati fatti nove, il certificato deve darne atto e proporre la riduzione del prezzo. Firmare il falso per pigrizia o per accelerare i tempi è il modo più rapido per finire in un mare di guai amministrativi.
Pensare che la firma del DEC sia facoltativa o delegabile senza atto formale
In molti piccoli comuni o enti locali, c'è la strana convinzione che chiunque possa firmare la chiusura di un servizio. Magari lo fa l'assessore o il responsabile del servizio amministrativo che non ha mai visto il cantiere o il luogo della prestazione. Questa è una bomba a orologeria. Il Direttore dell'Esecuzione (DEC) è la figura centrale nel nuovo codice dei contratti pubblici. Se il DEC non firma il documento, l'intero iter è nullo.
Ho assistito a una situazione paradossale in cui un funzionario ha firmato per conto del DEC assente per ferie. Quando l'impresa ha presentato una riserva per costi aggiuntivi non riconosciuti, l'ente ha provato a difendersi usando quel certificato. L'avvocato della ditta ha smontato la difesa in dieci minuti dimostrando che chi aveva firmato non aveva il potere di farlo. L'ente ha dovuto pagare non solo il servizio, ma anche i danni e le spese legali. La delega delle funzioni di controllo deve essere scritta, protocollata e prevista fin dall'inizio, altrimenti quel pezzo di carta non vale nemmeno il costo della stampa.
Sottovalutare l'importanza del Modello Certificato Regolare Esecuzione Servizi 36 2023 nella gestione delle penali
Qui è dove si perdono i soldi veri. Spesso si arriva alla fine di un servizio con una lista di piccoli ritardi o inadempienze che sono stati tollerati durante l'anno. Il responsabile pensa di poter chiudere un occhio e firma il certificato di regolare esecuzione senza menzionare nulla. Grave errore. Una volta che quel documento è firmato e trasmesso, l'amministrazione perde il diritto di applicare le penali per i fatti avvenuti durante l'esecuzione, a meno che non si tratti di vizi occulti.
Se l'impresa ha consegnato i report mensili con cinque giorni di ritardo per tutto l'anno e tu non lo scrivi nel certificato finale, stai regalando soldi pubblici. Dalla mia esperienza, i revisori dei conti vanno a caccia proprio di queste discrepanze. Confrontano i registri di protocollo delle consegne con la data del certificato finale. Se vedono che non ci sono state detrazioni, chiedono conto al DEC del perché non siano state applicate le penali previste dal contratto. Non è cortesia professionale verso il fornitore, è omissione d'atto d'ufficio.
Ignorare il coordinamento con il DURC e la conformità contributiva
Un errore che definirei classico è emettere il certificato finale senza aver verificato la regolarità contributiva aggiornata al momento della firma. Molti si fidano del DURC presentato all'inizio del contratto o a metà dell'opera. Il nuovo quadro normativo è chiarissimo: il pagamento finale, legato all'emissione del certificato, richiede la regolarità accertata.
Ho visto pagamenti bloccati per mesi perché il certificato era stato emesso in data X, ma il DURC era scaduto in data X-2. La ragioneria non può pagare e il DEC deve rifare tutta l'istruttoria. Non è solo burocrazia: se l'impresa ha debiti con l'INPS, l'ente pubblico è responsabile in solido. Se firmi quel certificato dichiarando che tutto è in regola senza controllare la banca dati nazionale, ti stai assumendo una responsabilità patrimoniale personale che non dovresti mai accettare.
Dimenticare la tracciabilità dei flussi finanziari e il CIG
Può sembrare banale, ma ho perso il conto di quanti modelli ho visto respinti perché mancava il CIG (Codice Identificativo Gara) o perché il riferimento al conto corrente dedicato non era esplicitato. Nel contesto del 2023 e degli anni successivi, la digitalizzazione integrale dell'ecosistema degli appalti non perdona queste dimenticanze.
Un certificato senza CIG non è collegabile alla piattaforma dell'ANAC. Se il certificato non è collegabile, non puoi comunicare la conclusione dell'appalto. Se non comunichi la conclusione, il contratto resta aperto nel sistema e l'ente non può svincolare la fideiussione prestata dall'impresa. Questo crea un danno finanziario al fornitore che, giustamente, inizierà a inviarti diffide tramite avvocato. Tutto questo per aver dimenticato una riga di testo nel modello.
Esempio pratico: Prima e Dopo l'applicazione corretta
Vediamo come cambia la gestione di un problema comune attraverso l'uso del documento corretto rispetto a uno approssimativo.
Scenario Prima (L'approccio sbagliato): Il responsabile firma un foglio dove scrive: "Si attesta che la ditta Rossi ha svolto il servizio di pulizia per l'anno 2024 in modo soddisfacente. Si autorizza il pagamento della fattura di saldo." Non c'è riferimento al contratto, non c'è traccia dei controlli effettuati, non si menzionano le tre penali applicate a marzo per mancata fornitura dei saponi. L'ufficio ragioneria riceve il documento, nota che l'importo della fattura non corrisponde al totale contrattuale (per via delle penali precedenti non menzionate) e rimanda tutto indietro. L'impresa, nel frattempo, contesta le penali di marzo dicendo che il certificato finale attesta la "regolare esecuzione" senza riserve, quindi pretende il pagamento integrale.
Scenario Dopo (L'approccio corretto): Il DEC utilizza il protocollo formale. Scrive: "Visto il contratto n. 123 del 10/01/2024, esaminati i verbali di sopralluogo periodici, accertata la regolarità delle prestazioni fatte salve le decurtazioni già operate per i disservizi del mese di marzo, si rilascia il certificato di regolare esecuzione per l'importo netto di 10.500 euro." Il documento elenca specificamente i documenti di verifica consultati e conferma che la regolarità è al netto delle sanzioni già irrogate. La ragioneria ha un quadro chiaro, l'impresa non ha basi legali per contestare penali già accettate nel corso del rapporto e il fascicolo si chiude in tre giorni invece di tre mesi.
L'errore di non integrare la gestione della sicurezza
Negli appalti di servizi, specialmente quelli che prevedono la presenza fisica presso l'ente, la sicurezza è spesso la Cenerentola del processo di chiusura. Il certificato deve dare atto che non ci sono stati infortuni o che sono state rispettate le prescrizioni del DUVRI (Documento Unico per la Valutazione dei Rischi da Interferenza).
Dalla mia esperienza, se un lavoratore dell'impresa ha avuto un incidente e tu firmi un certificato di regolare esecuzione senza aver verificato la documentazione relativa alla sicurezza, stai confermando che l'esecuzione è stata "regolare" sotto ogni aspetto. Se poi emerge che non erano stati forniti i DPI (Dispositivi di Protezione Individuale), la tua firma diventa un'arma contro di te in un eventuale processo civile o penale. La regolarità non è solo "hanno pulito i pavimenti", ma "hanno pulito i pavimenti senza mettere a rischio nessuno e seguendo le norme di legge."
Omettere il riferimento alla revisione prezzi
Con le fluttuazioni economiche degli ultimi anni, la revisione dei prezzi è diventata un tema caldissimo. Molti contratti sono stati adeguati in corso d'opera. Se il tuo certificato finale fa riferimento alle cifre del bando originale senza tener conto degli atti sottomessi o delle varianti in aumento approvate, creerai un corto circuito contabile.
Ho visto funzionari andare nel panico perché il totale pagato superava l'importo dichiarato nel certificato finale. Non avevano aggiornato il modello con gli importi derivanti dalla revisione prezzi obbligatoria per legge. Risultato: hanno dovuto revocare l'atto in autotutela, rifare tutta la procedura e giustificare l'errore ai revisori, con una perdita di circa venti ore di lavoro per una pratica che richiedeva cinque minuti di attenzione in più.
Controllo della realtà
Smettiamola di pensare che la gestione degli appalti pubblici sia diventata più semplice con la semplificazione normativa. La verità è che oggi la responsabilità è molto più concentrata sulle spalle del singolo funzionario. Non esiste un software o un'intelligenza artificiale che possa sostituire l'occhio critico di chi deve attestare che un servizio è stato reso correttamente.
Per avere successo nella gestione di questa fase, non serve conoscere a memoria ogni comma del codice, ma serve metodo. Se pensi di poter gestire il fine contratto come una pratica burocratica di serie B, sei destinato a sbattere contro un muro di ricorsi e rilievi contabili. I soldi che risparmi oggi dedicando mezz'ora in più alla redazione del certificato sono i soldi (e il fegato) che non perderai tra due anni in tribunale o davanti a un ispettore. Non ci sono scorciatoie: o il lavoro di verifica è documentato e solido, o quel certificato è solo un pezzo di carta che non ti proteggerà quando le cose andranno male. La competenza non si improvvisa e la precisione nel chiudere un appalto è l'unica vera assicurazione che hai sulla tua carriera professionale.
